Para ser un buen profesional de éxito debemos tener una serie de capacidades, algunas podemos entrenarlas y otra vienen de serie.

La capacidad de ser flexibles y adaptarnos a los cambios es muy importante trabajarlas si eres un planificador de eventos, puesto que los imprevistos siempre vienen de la mano.

La pandemia ha supuesto que todos nos adaptemos personal y profesionalmente a esta era, y la industria ha sufrido una transformación en todos los sentidos; uno de los cambios más significativos que podemos ver en el en área de las reuniones y eventos, son la incorporación de la tecnología y las reuniones de trabajo online.

A raíz del confinamiento y con las posteriores medidas de aforo y distancia social, ha cambiado nuestra manera de relacionarlos, los planificadores de eventos han sufrido una transformación sin lugar a duda, pasando por muchos cambios e incertidumbres, han sabido sobrevivir, adaptarse a los nuevos cambios y podría aventurarme a decir que hasta renovarse y conseguir mayores casos de éxito.

A los eventos presenciales, se han sumado los eventos virtuales, aunque nada se puede comparar con el trato humano y el contacto personal, todo hay que decirlo. Somos socialmente personas que necesitamos las relaciones humanas y el contacto físico y emocional para sentirnos bien.

Ninguna pantalla podrá realmente sustituir una reunión presencial para intercambiar ideas, presentar un producto o cualquier otra cosa. Sin embargo, es cierto que los eventos se tienen que adaptar a la «nueva normalidad», y podemos sacarles muchos beneficios a las reuniones virtuales, ya que nos permiten planificar una reunión desde casa  

Planificar un evento en estos tiempos puede asustarnos un poco dado los múltiples factores de cambios, pero lo cierto es que podemos sacar provecho a esta situación y levantarnos con optimismo.

Para ayudarte, hemos redactado esta lista de consejos que te ayudarán a organizar tu evento con éxito.

  1. Encontrar el lugar ideal para tu evento o reunión

Este punto siempre ha sido un de los puntos para tener en cuenta que determinan la base del éxito de un evento.

Es fundamental encontrar el lugar idóneo, donde tus clientes se sientan cómodos y se ajuste perfectamente a las preferencias y gustos de las personas.

Antes de organizar una reunión o un evento, es importante que te informes de las restricciones COVID vigentes, para asegurarte de cumplirlas. 

También, es importante tener en cuenta los posibles cambios y cancelaciones de la normativa. Y por supuesto, hay que tener un “plan B” siempre, para en caso de necesidad hacer los cambios oportunos.

2. Siempre construye y cultiva una relación de confianza con los asistentes al evento

Como organizador de eventos, siempre ha sido muy importante crear una relación de confianza con personas.

Es muy importante recordar que muchos profesionales llevan más de año y medio sin asistir a un evento profesional, y puede que genere cierta ansiedad en algunas personas concentrarse en un lugar cerrado.

El impacto psicológico que ha causado el COVID está influyendo y cambiando el modo de relacionarnos.

Para responder a estas preocupaciones, y calmar la ansiedad de algunas personas te recomendamos que establezcas claramente las medidas que vas a tomar y avisar a todos los asistentes de la necesidad y responsabilidad de que todos las cumplan.

Entre las medidas a tomar para hacer frente a la COVID-19, recomendamos las siguientes:

  • Medidas de distancia social
  • Uso de gel hidroalcohólico
  • Desinfección de las salas
  • También si el evento lo requiere, puedes pedir certificado de antígenos negativo

3. Hacer uso de las nuevas tecnologías para tu evento

Hoy en día, para desempeñar correctamente su trabajo, los organizadores de eventos deben hacer uso de las nuevas tecnologías y actualizarse constantemente asistiendo a formaciones de innovación y mejora de las nuevas tecnologías.

Aunque estés organizando un evento presencial, te recomendamos añadir un elemento online para que los asistentes que no pueden o no quieren ir al evento presencial puedan disfrutar de las ventajas del evento, y no se lo pierdan.

Además, en caso de que un participante al evento o ponente tenga un caso positivo, siempre se podrá desarrollar el evento online de forma exitosa y con normalidad.

4. ¡Atención!: Prioriza espacios abiertos

Los espacios abiertos y aire libre, con la llegada del buen tiempo, siempre han sido muy demandados, pero con la COVID, estos espacios tienen una especial importancia porque tiene un impacto positivo en la mente de las personas y se sienten más seguras.

 Por otro lado, si no es imposible realizar el evento en un espacio abierto, busquemos soluciones.

Encontremos la forma de reservar algún espacio al aire libre conectado al salón principal de reunión o evento, para que los asistentes puedan relajarse en el transcurso del evento y tener un espacio para descansar de mascarillas y relajar la carga emocional de un espacio cerrado.

En The MasterKey ponemos a tu disposición herramientas para que puedas seguir avanzando en tu carrera y negocio, sintiéndote cómodo y seguro. Damos solución a tus necesidades, vivirás y aprenderás a gestionar eventos en esta nueva era como experiencia única. Los eventos son para los clientes una experiencia, pero para quien los organiza, es además, un negocio. Sabemos que los negocios son difíciles de sacar adelante y crearse una reputación y fidelizar clientes es cada vez más difícil.

Mª José

 

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